Solusi Meningkatkan Efisiensi Sistem PBX Komunikasi Bisnis

Di mana-mana, private branch exchange (PBX) telah digunakan sebagai telekomunikasi dalam bisnis. Namun pernahkah berpikir, bagaimana sistem PBX ini dapat membuat komunikasi menjadi efisien? 

Seperti yang diketahui, PBX merupakan phone system yang digunakan untuk melakukan panggilan internal maupun eksternal. Internal seperti perusahan dan karyawan, sementara eksternal seperti pihak ketiga dan client. 

Daripada setiap orang menelepon satu sama lain secara pribadi, perusahaan dapat dengan efisien menghubungi semuanya dengan PBX. Kira-kira bagaimana PBX melakukan itu? Intip cara kerja PBX melalui artikel ini. 

Cara Kerja Sistem PBX  

Saat ini, terdapat banyak jenis PBX yang dipakai perusahaan. Mulai dari PBX tradisional (analog), IP PBX (internet protocol), dan cloud PBX (virtual), semuanya memiliki sistem tambahan yang membuatnya berbeda. 

Akan tetapi, secara umum PBX memiliki sistem yang serupa agar dapat menyatukan semua karyawan dan pihak luar. Singkatnya, begini konsep sistem PBX: 

Peralatan yang Dibutuhkan 

Untuk memiliki PBX phone system, perusahaan akan memerlukan phone line (sambungan telepon) atau trunk, perangkat PBX, dan phone terminal (alat telepon). Ini perlu disesuaikan dengan jenis PBX yang dipakai. 

Misalnya, jika PBX analog, maka sambungan memakai kabel fisik yang dihubungkan PSTN (public service telephone network) atau ISDN (internal service digital network). Kalau cloud PBX, maka sambungannya virtual. 

Lalu, alat teleponnya pun juga disesuaikan. Kalau analog PBX masih memakai telepon untuk PBX, sementara IP PBX dan cloud PBX bisa multi-device dengan softphone. 

Melakukan Panggilan Internal 

Panggilan internal berarti panggilan yang dilakukan oleh sesama karyawan dalam perusahaan. Berbeda dengan telepon biasa yang terhubung dari jaringan operator, PBX bertindak sebagai penghubung setiap karyawan. 

• Anggap jika karyawan A ingin menghubungi karyawan B. Untuk dapat melakukan hal ini, PBX akan menghubungkan semua alat telepon karyawan dalam satu jaringan. 

• Masing-masing alat telepon karyawan disebut extension. Extension ini dapat menjadi penanda kalau misalnya karyawan saling menghubungi, PBX akan tau menghubungkan extension yang mana. 

• Jadi jika karyawan A ingin menelepon, panggilan tersebut akan dikirim ke PBX. Lalu dari PBX, panggilan dikirim kembali ke karyawan B. Kedua karyawan baru akan dapat berkomunikasi. 

• Apabila karyawan B lagi sibuk atau tak tersedia, PBX dapat memindahkan panggilan ke karyawan (atau extension) yang bisa menerima.  

Melakukan Panggilan Eksternal 

Jika begitu cara kerja sistem PBX untuk panggilan internal, maka bagaimana cara menggunakan sistem PBX untuk panggilan eksternal? Untuk itu, PBX akan membutuhkan phone line/trunk yang tersambung ke luar. 

• Anggap jika karyawan ingin menghubungi pihak client. Dari ekstensi karyawan tersebut, aliran hubungan akan masuk ke PBX terlebih dahulu. 

• Lalu PBX akan menghubungkan ke phone line/trunk. Phone line ini diberikan oleh penyedia layanan PBX dengan nomor telepon perusahaan. 

• Aliran hubungan baru kemudian dikirim ke klien melalui PSTN (public service telephone network). Baik dengan kabel fisik (untuk analog PBX), atau VoIP (untuk IP/cloud PBX). 

• Dari PSTN ini, barulah hubungan akan sampai ke client. Karyawan dan pihak client akan dapat melakukan komunikasi. 

Kemampuan dan Fitur Canggih Sistem PBX 

Sebagai business phone system, kemampuan sistem PBX itu lebih dari sekedar melakukan panggilan internal dan eksternal. Berikut beberapa contoh fitur yang umum dimiliki oleh PBX: 

• Mengirimkan voice mail ke alamat email yang dituju. Pesan suara ini dapat didengarkan melalui email atau perangkat lain (tergantung jenis PBX). 

• Merekam panggilan (call recording), mengalihkan panggilan (call forwarding), panggilan balik (call back), dan banyak fitur telepon lainnya. 

• Memberikan penelepon menu untuk menuju ke layanan yang tepat. Fitur ini disebut sebagai Interactive Voice Response (IVR). 

• Menghubungkan ke beberapa karyawan atau pemanggil, untuk dapat berkomunikasi di waktu yang sama. Fitur ini dikenal sebagai conference call. 

Keuntungan Menggunakan Sistem PBX 

Banyak keuntungan sistem PBX yang bisa dirasakan dari berbagai faktor dalam perusahaan. Jika Anda menggunakan PBX, maka keuntungan dan fungsi dari sistem PBX yaitu: 

Meningkatkan Efisiensi dalam Komunikasi 

Di saat momen perusahaan yang sedang sibuk, komunikasi akan menjadi poin utama dalam produktivitas. PBX akan membuat komunikasi menjadi lebih terorganisir dan efisien dibandingkan sistem telepon biasa. 

Selain itu, PBX memiliki fitur auto attendant yang dapat membantu komunikasi dengan client. Fitur ini akan dapat mengarahkan client ke departemen yang tepat, tanpa membutuhkan resepsionis dahulu. 

Menghemat Biaya Operasional  

PBX akan dapat menghemat anggaran yang masih bisa dialokasikan untuk keperluan bisnis lainnya. Hal ini dikarenakan PBX tidak memakan biaya seperti pulsa atau kuota per telepon. 

Perlu diingat, jika ada opsi PBX dengan harga yang lebih murah, jika Anda berpikir bahwa PBX itu mahal. Jadi secara umum, PBX memang akan menghemat biaya perusahaan. 

Memiliki Phone System yang Fleksibel 

Meski tampaknya besar, PBX juga bisa disesuaikan dengan skala perusahaan yang Anda miliki. Mulai dari berapa jumlah karyawan, dan apa saja fitur yang hanya Anda perlukan saat ini. 

Jenis PBX tertentu seperti cloud PBX juga lebih fleksibel, karena sistemnya yang semuanya serba virtual. Dengan begitu, Anda juga bisa menekan harga tanpa harus mengganti layanan PBX. 

Mengetatkan Keamanan dalam Berkomunikasi 

Untuk keamanan, PBX memiliki dua sistem. Satu, keamanan dari menggunakan jaringan PSTN yang lebih aman dari penyadapan. Kedua, adanya enkripsi saat menggunakan VoIP yang berbasis protokol internet. 

Mau analog, IP, atau cloud based PBX, secara umum phone system ini akan melindungi perusahaan. Selain melindungi dari penyadapan, PBX yang memiliki failover dan backup juga melindungi dari masalah atau bencana. 

Peran PBX dalam Infrastruktur IT, Perusahaan, dan Lainnya 

Peran sistem PBX terhadap jaringan infrastruktur sangatlah besar, terutama untuk perusahaan yang ingin serba efisien dalam komunikasi. Beberapa contoh penerapan sistem PBX di perusahaan dapat dilihat melalui: 

• Small office/enterprise. PBX berbasis cloud akan menghemat biaya bagi kantor kecil yang mulai beroperasi. 

• Perusahaan skala besar. Kompleksitas perusahaan akan dapat lebih ringan, dengan komunikasi yang terhubung dalam satu jaringan PBX. 

• Usaha menengah ke atas. PBX dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan seluruh cabang usaha yang dimiliki. 

• Hotel dan rumah sakit. Pasien atau tamu dapat menghubungi pihak tertentu dengan cepat saat membutuhkan layanan, berkat fitur dari PBX. 

Ofon PBX: Pilihan Sistem PBX Paling Tepat untuk Kebutuhan Bisnis 

Setelah membaca semua informasi di atas, apa Anda tertarik untuk menggunakan PBX? Jika ingin memilih PBX yang cocok untuk bisnis, maka Ofon PBX adalah pilihan yang tepat. 

Merupakan PBX berbasis cloud, Ofon PBX menyediakan layanan PBX dengan harga yang bersahabat untuk bisnis baru maupun lama. Sebagai penyedia business phone system berbasis cloud, kelebihan Ofon PBX adalah: 

• Bisa dipakai untuk semua cabang bisnis, sehingga komunikasi lebih efisien. 

• Dapat mengakses portal management berbasis website di mana saja dan kapan saja. 

• Tidak membutuhkan biaya instalasi on-site dan perawatan, karena semuanya virtual. 

• Tidak perlu mengganti nomor telepon perusahaan baru untuk menggunakan Ofon PBX. 

• Bantuan customer support 24/7 dan technical support yang sudah profesional. 

Dengan mengetahui sistem PBX di atas, Anda juga akan mengerti mengapa PBX seperti Ofon PBX merupakan pilihan terbaik untuk Anda. Ofon OBX akan memenuhi segala kebutuhan telekomunikasi bisnis Anda.