Integrasi telephony Microsoft Teams ke PBX, dapat dilakukan melalui software Ofon SmartPBX. Akan tetapi, perusahaan akan perlu panduan untuk melakukannya, terutama bagi yang tidak familiar dengan konfigurasi PBX.
Microsoft Teams phone system integration merupakan salah satu integrasi yang populer di kalangan perusahaan. Sebab, banyak fitur di dalamnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan kolaborasi dalam bisnis.
Jadi apabila muncul pertanyaan seperti “Can you use teams as a phone system?”, jawabannya adalah benar. Supaya paham, artikel ini akan menjelaskan tentang Microsoft Teams, dan bagaimana cara integrasinya.
Apa Saja Fitur Telepon di Microsoft Teams?
Sebagai platform komunikasi yang diincar banyak perusahaan, Teams memiliki beragam fitur telepon dalam satu platform. Berikut apa saja fitur yang terdapat dalam Microsoft Teams:
1. Fitur Panggilan Berbasis Cloud
Microsoft Teams pada dasarnya adalah platform komunikasi berbasis cloud, yang berarti tidak memiliki infrastruktur secara fisik. Ini berarti perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk perbaikan dan perawatan.
Namun, tidak hanya itu saja yang dimiliki oleh Teams. Platform cloud asal Microsoft ini juga menghadirkan platform komunikasi dalam lingkungan kerja, dengan berbagai fitur panggilan di dalamnya yaitu:
- Dapat melakukan panggilan inbound dan outbound langsung dari Microsoft Teams. Setiap user akan dapat mengakses fitur call forwarding, call transfer, dan fitur panggilan lain.
- Dapat membuat atau bergabung ke virtual meeting dengan audio/video conference. Setiap user dapat mengikuti rapat perusahaan meski sedang berada di luar kantor.
- Buat resepsionis virtual menggunakan fitur auto-attendant. User akan dapat menerima panggilan, atau mentransfer panggilan ke agen atau user yang tepat.
- Dapat mengelola voicemail yang dikirim melalui Microsoft Teams. Setiap user dapat mengakses, mengulas, dan memutar voicemail yang ada.
Ini adalah sekian dari seluruh fitur panggilan yang ada dalam Microsoft Teams. Masih ada lagi fitur-fitur panggilan seperti call routing, call blocking, caller ID identification, yang bisa diakses melalui platform tersebut.
2. Akses Komunikasi di Mana Saja
Alasan lain mengapa perusahaan ingin melakukan integrasi telephony Microsoft Teams, juga karena bisa diakses di berbagai perangkat. Teams bisa diakses setiap user melalui komputer, tablet, atau smartphone.
Hal ini tentu memudahkan komunikasi dan kolaborasi tim dalam perusahaan, karena tidak selalu menuntut karyawan berkumpul di kantor. Perusahaan juga bisa tetap berkomunikasi dengan karyawan WFH (work from home).
3. Monitor Kualitas Panggilan
Microsoft Teams juga memiliki fitur yang dinamakan Call Quality Dashboard (CQD). Dengan ini, perusahaan dapat memonitor dan mengevaluasi kualitas panggilan maupun meeting di Teams.
Administrator akan dapat mengakses CQD untuk mengecek performa dari sistem Microsoft Teams secara keseluruhan. CQD juga memiliki fitur survei, di mana pelanggan dapat memberi penilaian mengenai kualitas panggilan yang diberikan agen.
Perihal kualitas panggilan, Teams juga memiliki quality control berupa Quality of Service (QoS). Sistem ini akan mampu mengurangi gangguan panggilan seperti delay dan panggilan putus, dengan memprioritaskan traffic khusus untuk panggilan audio/video.
4. Integrasi PBX dengan Microsoft Teams
Sesuai dengan pembahasan utama artikel ini, PBX yang dimiliki perusahaan dapat diintegrasikan dengan Microsoft Teams. Perusahaan tidak akan perlu membuang sistem telepon yang dimiliki begitu saja.
Perusahaan dapat melakukan integrasi Teams with phone system on-premise PBX, membuat sistem telepon mereka mendapatkan fitur-fitur panggilan yang hanya ada di cloud-based PBX.
Kendati demikian, proses integrasi ini akan membutuhkan provider pihak ketiga—seperti Ofon—untuk dapat menghubungkan PBX ke Teams. Hal ini karena paket Calling Plans dari Microsoft tidak tersedia di Indonesia.
Panduan Integrasi Sistem Telepon dengan Microsoft Teams Menggunakan Ofon
Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh, untuk melakukan PBX phone system integration with Microsoft Teams. Ini karena PBX perlu dihubungkan terlebih dahulu, agar dapat memanggil ke Teams.
Intinya, PBX akan perlu melakukan direct routing ke Microsoft Teams menggunakan Session Border Controller (SBC). SBC direct routing akan dapat menghubungkan PBX ke Microsoft Teams dengan SIP trunk.
Pada Ofon SmartPBX, pastikan jika extension dari Teams dan SmartPBX sudah dikonfigurasi terlebih dahulu. Setelah itu, ikuti konfigurasi yang perlu dilakukan berikut, untuk integrate Teams with phone system seperti PBX:
Konfigurasi Dial Plan
Untuk dapat menghubungkan keduanya, SBC direct routing perlu menerjemahkan nomor extension PBX menjadi nomor yang bisa ditangkap oleh Microsoft Teams. Hal ini bisa dilakukan dengan konfigurasi dial plan.
Pada SmartPBX, konfigurasi dial plan dapat dilakukan dengan mengatur rules yang diberlakukan pada phone system. Contohnya seperti rules CatchAll dengan prioritas 1 atau prioritas 0. Kira-kira seperti ini:
- Untuk rules dari SmartPBX ke Teams: 11\d{2} (atau 11XX) dengan priority 0. 11XX adalah nomor extension SmartPBX.
- Sementara, rules dari Teams ke SmartPBX: 10\d{2} (atau 10XX) dengan priority 0. 10XX adalah nomor extension untuk Teams.
Dengan rules berikut, fitur call routing pada sistem telepon akan memprioritaskan panggilan di antara SmartPBX dan Teams. Direct routing akan dapat dialihkan ke Teams karena sudah dikonfigurasi dari SmartPBX.
Konfigurasi SIP Trunk
Ingat jika untuk menggunakan Microsoft Teams, perusahaan harus dapat tersambung dengan jaringan PSTN (public switched telephone network). Maka itu, SIP (Session Initiation Protocol) akan diperlukan.
SIP trunk akan dapat menghubungkan PBX yang dimiliki perusahaan ke jaringan PSTN, agar dapat di-routing ke Microsoft Teams. Untuk dapat melakukannya di SmartPBX, perhatikan langkah-langkah berikut:
- Mula-mula pada SIP Device yang ada di SmartPBX, tambahkan setiap user/extension yang akan dihubungkan dengan Teams. Mulai dari SIP username, SIP password, realm, dan Assign to: Microsoft Teams.
- Hubungkan SBC direct routing dengan SmartPBX, agar dapat menghubungkan user yang ingin terhubung ke Teams. Tambahkan ke device extension, dan pastikan jika informasinya sudah benar.
Dengan ini, SIP trunk akan dapat mengubah nomor extension PBX menjadi nomor jaringan PSTN. Lalu, SBC direct routing akan kembali mengubah nomor menjadi DID (direct inward dialing) untuk Microsoft Teams.
Konfigurasi Routing Panggilan
Setelah itu, routing panggilan akan perlu dikonfigurasi agar kedua phone system (SmartPBX dan Teams) saling mengenal satu sama lain. Pastikan destination number-nya adalah 10XX, agar dapat diterjemahkan menjadi +62 yang bisa ditangkap Teams.
Tadi itu konfigurasi dari SmartPBX ke Teams. Sementara untuk Teams ke SmartPBX, normalisasi panggilan telepon akan perlu dilakukan, agar PBX dapat menerima panggilan dengan format nomor telepon yang berbeda.
Untuk konfigurasi ini, pastikan jika destination number-nya adalah 11\d{2}, yang merupakan format nomor extension dari SmartPBX. Dengan ini, proses Microsoft Teams phone system integration ke PBX menggunakan Ofon SmartPBX selesai.
Tingkatkan Produktivitas Bisnis Anda dengan Ofon!
Jika panduan integrasi telephony Microsoft Teams di atas cukup membingungkan, Ofon juga dapat membantu proses integrasi Anda. Tidak hanya itu, layanan integrasi phone system Ofon mencakup:
- Integrasi dengan antar-sistem PBX, platform UC (Unified Communications), dan CRM ke PBX perusahaan Anda.
- Proses integrasi ditangani oleh tim profesional yang sudah bersertifikat Microsoft.
- Kualitas layanan dan dukungan terbaik untuk urusan telephony, dengan biaya yang lebih hemat.
Baik on-premise maupun cloud PBX Teams integration, Ofon akan dapat mewujudkan keinginan Anda untuk meningkatkan produktivitas bisnis dengan platform tersebut. Maka itu, serahkan urusan integrasi telephony Microsoft Teams Anda ke Ofon!
Leave a Reply