Apakah Anda merasa terjebak dalam rutinitas sebagai pemilik bisnis? Mengelola sebuah usaha tidaklah mudah, dan ada banyak faktor penyebabnya. Salah satu kekhawatiran utama bagi pemilik bisnis adalah bagaimana memodernisasi usaha agar tetap sesuai dengan tren saat ini. Saat ingin melakukan modernisasi, salah satu aspek yang perlu Anda perhatikan adalah alat komunikasi yang digunakan dalam bisnis Anda.
Menariknya, memilih alat komunikasi yang tepat bisa menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi dan mendukung pertumbuhan bisnis. Namun, dengan banyaknya pilihan di pasar, menentukan alat yang sesuai bisa jadi membingungkan. Seringkali, berbagai opsi terdengar mirip, sehingga sulit untuk mengetahui apa yang membuat satu solusi lebih baik dari yang lain.
Di sini, kita akan membahas perbedaan antara Cloud PBX vs Hosted PBX. Dengan pemahaman yang jelas mengenai kedua sistem ini, Anda akan lebih mudah membuat keputusan saat memperbarui sistem komunikasi di bisnis Anda.
Apa itu Cloud PBX?
Cloud PBX (Private Branch eXchange) adalah sistem telepon untuk bisnis yang menghubungkan karyawan dengan jaringan telepon melalui layanan berbasis cloud. Sistem ini menyatukan manajemen dan kontrol serta konektivitas dengan jaringan telepon umum (PSTN) ke dalam cloud, menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras fisik yang harus dipasang di lokasi.
Sistem PBX awal memiliki berbagai fitur, seperti “call hunting,” yang secara otomatis mengalihkan panggilan ke anggota tim yang tersedia, seperti dalam tim penjualan atau dukungan. Dengan perkembangan teknologi Voice over IP (VoIP), panggilan bisa dialihkan melalui internet, menghasilkan IP-PBX yang bisa dipasang di lokasi atau pusat data.
Keunggulan Cloud PBX system adalah kemampuannya untuk memanfaatkan jaringan data yang sudah ada. Karyawan bisa terhubung melalui telepon VoIP, aplikasi komputer, aplikasi browser, atau aplikasi seluler. Masing-masing memiliki manfaat tersendiri, seperti kontrol fitur yang lebih baik dan kualitas panggilan yang terjaga di area dengan sinyal lemah.
Cloud PBX phone system memudahkan manajer dalam menambah atau menghapus karyawan melalui antarmuka yang modern, tanpa perlu instalasi fisik. Alat onboarding juga dapat mengonfigurasi karyawan baru secara otomatis, menjadwalkan ketersediaan, dan menghentikan akses saat karyawan keluar.
Apa itu Hosted PBX?
Hosted PBX adalah sistem telepon berbasis cloud yang dikelola di server penyedia VoIP, bukan di perangkat keras lokal perusahaan. Berbeda dari PBX tradisional yang memerlukan pembelian dan pemeliharaan perangkat keras oleh perusahaan, sistem PBX ini sepenuhnya dikelola oleh penyedia layanan.
Semua fitur seperti jalur telepon, pengalihan panggilan, dan voicemail berjalan melalui internet, sehingga mengurangi biaya perangkat keras dan tenaga IT. Dengan sistem ini, karyawan dapat bekerja dari jarak jauh dan tetap menggunakan telepon dan nomor bisnis mereka tanpa terikat lokasi fisik.
Hosted PBX phone system memberikan akses ke fitur telepon kelas atas tanpa biaya tinggi yang biasanya ada pada sistem on-premise. Pengaturannya cepat dan mudah, karena tidak perlu instalasi perangkat keras atau pembaruan, semuanya ditangani oleh penyedia. Sistem PBX lama lebih rumit dan memiliki dokumentasi serta fungsionalitas yang terbatas.
Sistem ini dilengkapi antarmuka web dan seluler yang intuitif untuk mengelola panggilan, mengakses voicemail, dan mengatur pengalihan panggilan, menjadikannya mudah digunakan oleh karyawan di mana saja.
Cloud PBX vs Hosted PBX: 6 Perbedaan Utama
Ada beberapa perbedaan yang mencolok pada dua sistem ini, seperti skalabilitas, model pembayaran, fleksibilitas, dll. Mari kita lihat apa saja perbedaan Cloud PBX vs Hosted PBX, di antaranya:
1. Skalabilitas
Cloud PBX system memberikan fleksibilitas yang tinggi, memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah pengguna sesuai kebutuhan bisnis yang bisa berubah-ubah. Contohnya, jika perusahaan Anda berkembang dan memerlukan lebih banyak staf, Anda bisa dengan cepat menambah akun baru tanpa masalah.
Sebaliknya, Hosted PBX system sering kali memiliki batasan yang lebih ketat. Banyak penyedia layanan ini mengharuskan Anda untuk menetapkan jumlah pengguna yang tetap, sehingga jika Anda ingin menambah atau mengurangi jumlah pengguna, prosesnya bisa menjadi lebih rumit dan memakan waktu. Ini bisa menjadi tantangan bagi bisnis yang dinamis dan sering mengalami perubahan jumlah karyawan.
2. Model Pembayaran
Berbicara tentang model pembayaran, kita punya dua pilihan menarik. Pertama, untuk Cloud PBX, Anda hanya membayar sesuai dengan penggunaan yang Anda butuhkan. Ini bisa menjadi pilihan yang lebih ekonomis, terutama jika kebutuhan Anda sering berubah-ubah.
Di sisi lain, ada Hosted PBX, di mana biaya ditentukan per kursi. Model ini memberikan kepastian dalam hal pengeluaran, tetapi mungkin terasa kurang fleksibel dibandingkan opsi Cloud PBX. Jadi, Anda harus memilih sistem yang paling sesuai berdasarkan kebutuhan dan anggaran Anda.
3. Fleksibilitas
Cloud PBX memberikan kebebasan lebih bagi pengguna, terutama dalam hal kustomisasi fitur dan kemudahan integrasi dengan berbagai aplikasi lain. Hal ini menjadikan Cloud PBX system cocok bagi bisnis yang membutuhkan penyesuaian khusus sesuai kebutuhan.
Sedangkan Hosted PBX system biasanya hadir dengan paket fitur yang lebih seragam dan tidak terlalu banyak opsi kustomisasi. Meski fungsional, sistem ini mungkin kurang fleksibel dibandingkan Cloud PBX, terutama bagi perusahaan yang mencari solusi telekomunikasi yang bisa disesuaikan.
4. Lokasi
Cloud PBX phone system sepenuhnya berbasis cloud, artinya seluruh pengelolaan dan penyimpanan data dilakukan melalui internet tanpa perlu perangkat keras fisik di tempat. Pengguna cukup terkoneksi ke internet untuk mengakses layanan ini, sehingga lebih praktis dan efisien, terutama bagi bisnis yang ingin mengurangi penggunaan perangkat di lokasi.
Lalu, untuk Hosted PBX phone system, meski layanan ini juga dihosting oleh penyedia pihak ketiga, sistem ini masih mungkin memerlukan beberapa perangkat keras di lokasi pengguna. Dengan demikian, meski pengelolaan utamanya dilakukan oleh penyedia eksternal, pengguna tetap harus menyediakan perangkat tertentu, seperti telepon IP atau gateway, untuk mendukung kelancaran komunikasi bisnis mereka.
5. Jalur Panggilan
Pada Cloud PBX phone system, semua panggilan dialihkan sepenuhnya melalui jaringan internet. Dengan pendekatan ini, pengguna dapat menghubungi siapa pun di seluruh dunia selama ada akses internet, sehingga menjangkau wilayah yang lebih luas dan mengurangi batasan geografis.
Sedangkan pada Hosted PBX system, panggilan sering kali melewati jalur telepon tradisional terlebih dahulu sebelum diteruskan ke jaringan internet. Artinya, sistem ini masih mengandalkan sebagian koneksi telepon konvensional yang kemudian diintegrasikan dengan teknologi internet, sehingga jangkauan globalnya mungkin sedikit terbatas dibandingkan cloud PBX.
6. Interoperabilitas
Cloud PBX system biasanya memiliki kemampuan interoperabilitas yang lebih unggul karena didesain untuk terintegrasi dengan berbagai layanan berbasis cloud lainnya. Artinya, pengguna dapat dengan mudah menyambungkan sistem Cloud PBX ini dengan aplikasi atau platform yang mendukung komunikasi dan produktivitas, seperti aplikasi manajemen proyek, layanan konferensi video, dan perangkat lunak CRM. Ini memungkinkan integrasi yang lebih lancar antar sistem, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi operasional.
Sebaliknya, Hosted PBX system cenderung memiliki pilihan interoperabilitas yang lebih terbatas. Sistem ini mungkin sulit diintegrasikan dengan aplikasi cloud lain, yang dapat membatasi kemampuan perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang terhubung sepenuhnya. Sistem ini umumnya lebih berdiri sendiri, sehingga integrasi tambahan mungkin memerlukan investasi dan penyesuaian lebih lanjut agar bisa selaras dengan perangkat lunak lain yang sudah digunakan.
Persamaan Cloud PBX dan Hosted PBX
Cloud PBX vs Hosted PBX memiliki kesamaan utama, yaitu infrastruktur mereka ditangani oleh penyedia layanan hosting. Dengan demikian, Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk instalasi, pemeliharaan, maupun perbaikan, karena tanggung jawab penuh atas pengelolaan dan pengoperasian jaringan telepon berada pada penyedia hosting.
Layanan telepon analog tradisional biasanya menimbulkan biaya yang cukup besar, sebab setiap panggilan dikenai biaya tambahan yang semakin tinggi sesuai durasinya. Dalam dunia bisnis modern, model biaya ini menjadi kurang efisien, apalagi jika perusahaan ingin menghemat pengeluaran.
Kedua sistem PBX ini hadir dengan pilihan harga yang lebih ekonomis untuk perusahaan. Anda cukup membayar per pengguna atau dengan tarif bulanan tetap, tanpa khawatir biaya panggilan membengkak. Dengan ini, perusahaan dapat lebih leluasa dalam berkomunikasi dan berkolaborasi tanpa perlu khawatir akan biaya tambahan.
Hosted PBX phone system, yang tidak memerlukan infrastruktur fisik di kantor, menawarkan fleksibilitas lebih besar. Jenis sistem ini menjadi pilihan yang ideal bagi perusahaan yang memiliki karyawan remote atau yang sering berada di luar kantor. Sebagai contoh, manajer keamanan yang melakukan inspeksi lapangan tetap bisa berhubungan dengan kantor pusat tanpa masalah.
Dua keuntungan lain dari kedua sistem ini adalah pemulihan bencana dan skalabilitas. Sistem ini secara berkala mencadangkan data, sehingga jika kantor Anda terkena bencana alam, data akan tetap tersimpan aman di server penyedia layanan. Selain itu, sistem ini memberikan perlindungan tambahan terhadap ancaman peretasan. Untuk skalabilitas, keduanya, Hosted PBX vs Cloud PBX dapat menambah atau mengurangi pengguna dengan cepat, menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Ofon: Pilihan PBX System Terbaik Untuk Bisnis Anda
Tingkatkan komunikasi bisnis Anda dengan solusi PBX system mutakhir dari Ofon. Kami siap mendukung Anda untuk merasakan konektivitas yang lancar, kolaborasi yang lebih efektif, serta fleksibilitas yang luar biasa. Segera hubungi kami untuk menemukan paket PBX system yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan Anda!
Leave a Reply