Cara Assessment Sistem PBX Manual Tanpa Ribet + Template Gratis 

PABX atau PBX sejatinya adalah phone system yang bagus, namun mereka tidak sempurna. Anda akan perlu melakukan audit sistem PBX secara berkala, guna memastikan kondisi hardware dan software-nya tetap baik. 

Sayangnya, melakukan audit secara manual bukan perkara mudah, terutama bagi yang tidak terlalu tahu banyak mengenai sistem PBX. Ini karena audit PABX manual membutuhkan wawasan telephony, supaya paham apa yang dilakukan. 

Untungnya, Anda masih bisa mengetahui seperti apa caranya melakukan audit terhadap PBX. Artikel ini akan membahas bagaimana melakukan proses audit yang mudah, sekaligus membuat laporannya. 

6 Langkah Mudah Audit Sistem PBX secara Manual 

Sebelum memulai proses audit PBX phone system manual, ada baiknya Anda perlu persiapan terlebih dahulu. Pengecekan sistem PBX tidak hanya semata melihat atau meraba saja, jadi Anda setidaknya memerlukan: 

• Dokumentasi atau user guide yang diberikan saat membeli PBX. File PBX system manual PDF ini berisi informasi mengenai semua komponen PBX, jenis PBX, dan konfigurasi. 

• Multitester. Alat ini dipakai untuk mengecek tegangan daya listrik, serta kondisi kabel extension PBX yang digunakan. 

• Phone tester. Perangkat ini berfungsi untuk mengetes phone line, VoIP dan berbagai komponen telephony lainnya. 

• Staf IT yang dapat membantu proses audit. Supaya dapat menghindari kesalahan saat proses pengecekan PBX. 

Perlu diingat, jika Anda mungkin akan memerlukan alat-alat lain tergantung dari jenis PBX yang dimiliki. Langsung saja kalau begitu, berikut langkah-langkah audit sistem PBX: 

1. Periksa Perangkat Fisik dari PBX 

Pemeriksaan awal dapat dimulai dari perangkat fisik yang mengoperasikan sistem PBX. Meskipun fungsi PBX berasal dari software di dalamnya, hardware lah yang akan melengkapi sistem PBX secara keseluruhan. 

Untuk mengecek perangkat fisik PBX, Anda dapat memulainya dari mengecek kondisi komponen yang paling penting. Beberapa contoh perangkat yang bisa dicek yaitu: 

• Extension, yaitu semua unit telepon yang disambung ke PBX. Mulai dari tombol, kabel, dan apa teleponnya bisa masih berfungsi dengan baik. 

• Phone line, yaitu kabel yang menyambungkan extension dengan daya listrik dan PBX. Cek apakah kondisinya tidak cacat dan apakah aliran listriknya tetap stabil. 

• Konektor yang menghubungkan extension ke phone line. Misalnya apa konektornya sudah longgar atau rusak. 

• PBX server, kalau masih menggunakan analog atau IP PBX. Untuk yang ini, Anda bisa menyerahkan ke staf IT. 

• Router apabila PBX memiliki VoIP (Voice over Internet Protocol). Pastikan jika router-nya masih kondisi bagus. 

• Power supply, terutama jika sering digunakan kalau lingkungan area kantor sering mengalami pemadaman listrik. 

2. Periksa Konfigurasi Softphone 

Setelah memeriksa komponen hardware, selanjutnya Anda bisa mengecek software atau software phone. Perlu diingat, jika setiap jenis PBX memiliki konfigurasi software yang berbeda-beda. Lantas apa saja software yang perlu diperiksa? 

• Konfigurasi jaringan. Pastikan jika pengaturan VoIP, SIP, dan pengaturan lain sudah dicek semuanya dengan teliti. 

• Software PBX yang digunakan. Setiap software memiliki konfigurasi yang berbeda, jadi pastikan extension, fitur, dan sistemnya sudah benar. 

• Lisensi yang dipakai. Apa saja lisensi yang Anda beli untuk PBX Anda? Semua yang ada di PBX saat ini bisa di cek. 

• Versi firmware yang dipakai. Firmware ini merupakan software revision untuk memastikan hardware dan software dapat berkomunikasi. 

3. Uji Panggilan Internal dan Eksternal 

Melakukan audit sistem PBX tidak hanya sekedar mengecek saja, namun juga melakukan pengujian terhadap semua fitur di dalamnya. Mula-mula, Anda dapat menguji panggilan internal dan eksternal seperti biasa. 

Selain itu, apa saja fitur-fitur yang dimiliki oleh PBX yang Anda miliki? Fitur seperti voicemail, call forwarding, call recording, dan lainnya, juga perlu dites untuk mengecek kondisinya. 

Saat pengetesan, Anda juga perlu mencatat apakah jika ada kualitas audio yang terganggu, atau adanya latency/delay dalam komunikasi. Apabila jenis PBX Anda memiliki VoIP, bisa juga dengan mengecek bandwidth dan kestabilan jaringan telepon. 

4. Cek Keamanan Sistem PBX 

Komunikasi dengan phone system PBX, dapat menjadi celah bagi peretas yang ingin menyusup untuk mencuri data. Umumnya, PBX mau itu on-site atau yang sudah berbasis cloud tentu memiliki tingkat keamanan yang baik. 

Namun tetap saja, security audit sudah merupakan keharusan yang Anda lakukan terhadap PBX yang dipakai. Apa saja hal-hal yang perlu dicek untuk audit keamanan? Contohnya seperti: 

• Security log. Log aktivitas untuk mengecek siapa saja yang mengakses server PBX, dan jika ada anomali yang terdeteksi. 

• Security policy. Ini berupa apa saja kebijakan mengenai keamanan dalam sistem PBX, dan apa tingkat keamanan yang diimplementasikan. 

• Security practice. Anda bisa mengetes tingkat keamanan PBX ini dengan alat pentest (penetration tools). 

5. Catat Apa yang Perlu Diperbaiki 

Setelah semua proses audit dilakukan, maka sekarang Anda perlu mencatat apa poin plus dan minus dari PBX Anda. Auditor akan mencatat semua informasi penting ini, agar lebih mudah saat membuat laporannya nanti. 

Sebagai tambahan, Anda juga dapat membandingkan poin-poin PBX Anda dengan dokumentasi PABX manual PDF tersebut. Atau, Anda bisa membandingkan dengan alternatif PBX, jika misalnya ingin mengganti. 

6. Buat Laporan Audit Sistem PBX 

Terakhir, proses audit PBX diakhiri dengan membuat laporan audit (umumnya dalam format PDF) dengan informasi yang diperlukan. Laporan audit ini bisa dibuat dalam bentuk checklist pada tiap poin yang dicek. 

Dalam laporan ini, Anda juga tidak sekedar mencatat plus minus mengenai PBX Anda. Sertakan juga insight mengenai apa perubahan atau perbaikan yang direkomendasikan. 

Ini juga berlaku jika Anda ingin beralih ke platform atau jenis PBX yang baru. Bandingkan dokumentasi PABX system PDF tersebut dengan PBX system manual PDF yang dimiliki, supaya Anda dapat membuat keputusan terbaik. 

Apa Ada Tools yang Bisa Memudahkan Proses Audit PBX? 

Selain metode audit di atas, ada beberapa tools yang mungkin bisa Anda pakai untuk membantu proses audit. Perlu diperhatikan, jika alat-alat ini belum pasti dapat dijalankan untuk model PBX yang sudah outdated. 

• Wireshark, yaitu alat berbasis open-source yang dipakai untuk menganalisa protokol internet. Anda bisa menggunakan Wireshark untuk mendeteksi adanya masalah pada VoIP, SIP terminal, dan traffic. 

• VoiceSpin AI Speech Analyzer, yaitu software berbasis AI untuk mengecek inbound dan outbound calls dalam PBX. Serta juga fitur-fitur call yang ada di PBX Anda. 

• Nmap (Network mapping), yaitu software untuk mengecek masalah pada keamanan jaringan telepon, koneksi jaringan, dan koneksi fisik PBX. 

Dapatkan Layanan Assessment GRATIS Bersama Ofon! 

Meski dengan penjelasan di atas, melakukan pemeriksaan dan membuat laporannya tetap memiliki proses yang panjang. Itu sebabnya, Anda akan perlu bantuan tambahan untuk hasil audit PBX yang lebih bagus. 

Untungnya, kini sudah ada layanan assessment dari Ofon yang dapat membantu proses audit Anda. Ofon itu sendiri merupakan perusahaan infrastruktur yang menyediakan berbagai layanan telephony. 

Layanan assessment dari Ofon tidak hanya sekedar mempermudah audit Anda. Ofon juga memberikan template laporan audit gratis yang bisa Anda kustomisasi, sesuai dengan komponen yang PBX Anda miliki saat ini. 

Jika Anda ingin bertanya mengenai layanan assessment Ofon, Ofon juga menyediakan customer care yang siap membantu. Maka itu, jangan ragu audit sistem PBX, selama ada Ofon yang dapat membantu proses auditnya.