Di balik proses VoIP CRM integration ke dalam bisnis, ada segudang manfaat yang jangan sampai terabaikan. Mulai dari meningkatkan efisiensi, menghemat biaya komunikasi, hingga menjaga kepuasan pelanggan.
Memiliki sistem telepon bisnis yang baik masih kurang dianggap penting oleh beberapa orang. Padahal, komunikasi merupakan salah satu pendorong perspektif pelanggan dalam menilai kualitas dari layanan bisnis.
Jadi, merupakan hal yang lumrah jika setiap perusahaan ingin memaksimalkan sistem telepon mereka. Hal ini bisa dilakukan dengan menggabungkan sistem telepon berbasis VoIP dengan platform CRM.
Apa itu Integrasi VoIP CRM?
Singkatnya, VoIP CRM integration merupakan proses penggabungan sistem telepon VoIP dengan platform CRM untuk keperluan bisnis. Bagi yang belum familiar dengan istilah VoIP dan CRM, simak penjelasannya berikut:
- VoIP atau Voice over Internet Protocol adalah saluran komunikasi berbasis internet. Saluran ini berasal dari sistem telepon yang mendukung VoIP, contohnya seperti IP-PBX atau cloud-based PBX.
- CRM atau customer relationship management adalah platform untuk kebutuhan marketing, analitik, dan layanan servis. CRM umumnya sudah mendukung VoIP, sehingga tinggal diintegrasikan saja.
Proses CRM and VoIP integration ini dilakukan agar perusahaan dapat melakukan aktivitas langsung dari interface CRM tersebut. Hal ini membuat tim perusahaan tidak perlu berpindah-pindah tiap aplikasi lagi.
Bagaimana Cara Kerja Integrasi VoIP CRM?
Untuk melakukan VoIP integration with CRM, perusahaan akan perlu API (application programming interface). Proses ini disebut sebagai native integration, dimana API ini didapatkan melalui provider pihak ketiga yang sudah bekerja sama dengan CRM.
Jadi, perusahaan awalnya akan perlu berlangganan dengan sistem telepon VoIP dan platform CRM yang dipilih. Setelah itu, API dari provider akan dapat menggabungkan kedua dengan proses yang mulus dan singkat.
Untuk mendapatkan API ini, perusahaan umumnya perlu registrasi akun untuk akses layanan integrasi provider pihak ketiga. Terakhir, API baru dapat diunduh, kemudian dihubungkan dengan CRM melalui pop-up interface.
Apabila perusahaan memerlukan kebutuhan spesifik, maka integrasi ini bisa dimodifikasi dengan custom API. Proses custom integration ini akan lebih kompleks, dan membutuhkan staf IT khusus untuk melakukan integrasi.
10 Manfaat dari Integrasi VoIP CRM
Proses CRM and VoIP system integration di atas—baik secara native atau custom—akan dapat memberikan manfaat dalam bisnis. Apa saja kira-kira manfaat VoIP CRM integration, sehingga layak untuk didapatkan?
1. Menghemat Waktu dan Tenaga
Manfaat yang paling dirasakan adalah waktu dan tenaga yang lebih hemat. Dengan fitur-fitur di bawah ini, tim perusahaan akan dapat lebih fokus untuk membangun hubungan dengan pelanggan dan vendor:
- Melakukan panggilan langsung dari interface CRM. Karena sudah diintegrasikan, maka tim perusahaan tidak perlu berpindah ke sistem telepon untuk melakukan panggilan.
- Menggunakan fitur automasi untuk melakukan aktivitas. Mulai dari manual data entry, call logging/recording, hingga mengirimkan email follow-up.
- Memberikan akses ke berbagai informasi dengan cepat. Tim perusahaan tidak akan membuang waktu hanya untuk mencari informasi spesifik.
2. Meningkatkan Efisiensi Biaya
Biaya merupakan salah satu faktor yang tak kalah pentingnya dalam bisnis, dan perusahaan ingin berupaya untuk menghemat sebisa mungkin. Untungnya, integrasi CRM berbasis VoIP juga dapat menghemat biaya secara performance-to-salary.
Platform VoIP CRM akan dapat meningkatkan performa tim perusahaan, membuat aktivitas dapat dilakukan dengan tim yang lebih kecil. Alhasil, kualitas layanan tetap sama, namun biayanya dapat dipangkas.
3. Meminimalkan Human Error
Proses yang dilakukan secara manual dapat memungkinkan terjadinya kesalahan. Dalam upaya meminimalkan human error, ada dua fitur dalam VoIP CRM yang dapat mengatasi masalah tersebut, yaitu:
- Automasi berbagai tugas manual. Dengan sistem yang berjalan secara otomatis, tim perusahaan akan dapat melakukan tugas dengan persentase terjadinya human error yang lebih rendah.
- Bantuan asisten AI dalam CRM. Belakangan ini platform VoIP CRM sudah dibekali kecerdasan buatan atau akal imitasi, yang juga dapat membantu mengurangi kesalahan data.
4. Mendorong Produktivitas Agen Layanan Pelanggan
Pekerjaan customer service agent bukan pekerjaan yang mudah, ditambah lagi dengan harus memproses keluhan pelanggan. Sebagai perusahaan, masalah ini dapat diatasi dengan memberikan sistem operasi yang lebih praktis.
Melalui platform VoIP CRM yang sudah diintegrasikan dengan sistem telepon VoIP, mereka akan dapat melakukan pekerjaan dengan lebih efisien. Alhasil, perusahaan mampu mendorong produktivitas customer service agent.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manfaat dari VoIP CRM integration tidak hanya untuk perusahaan, namun juga untuk pelanggan itu sendiri. Integrasi ini akan memberikan fitur yang dapat memuaskan pelanggan, beberapa di antaranya:
- Melakukan segmentasi pasar, untuk lebih mengetahui grup mana yang lebih berpotensi dan mana yang dapat diimprovisasi.
- Membaca laporan analitik data dari VoIP CRM, untuk dapat memahami apa yang pelanggan inginkan dalam layanan bisnis.
6. Memantau Pengalaman Pelanggan dengan Mudah
Membicarakan pelanggan, customer experience terhadap layanan bisnis juga tak kalah penting. Salah satu fitur dari VoIP CRM yaitu customer journey, akan dapat membantu tim perusahaan dalam memantau pengalaman mereka.
Dengan fitur ini, tim akan dapat memantau adanya tren, pola, dan fase mengenai sejauh mana brand loyalty yang dimiliki oleh pelanggan. Informasi ini akan membantu tim membentuk strategi komunikasi yang lebih optimal.
7. Membantu Proses Kolaborasi Dalam Tim
Dalam VoIP CRM, tim juga dapat melakukan kolaborasi tugas dan proyek dengan lebih baik. Hal ini dikarenakan fitur CRM yang menyerupai platform komunikasi, dimana member dapat berkomunikasi dan mengirim informasi atau file.
Sebagian VoIP CRM juga membantu tim untuk mengelola berbagai proyek yang sedang on-going. Dengan fitur-fitur seperti ini, produktivitas tiap member dan juga kemampuan tim dalam bekerja sama akan meningkat.
8. Memuluskan Pengelolaan Data
Platform CRM berbasis VoiP ini bersifat sentralisasi, dimana informasi mengenai sales, marketing, dan customer experience menjadi satu. Tim perusahaan dan agen akan lebih mudah mengelola data tanpa harus mencari dimana informasi tersimpan.
9. Mendorong Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Integrasi CRM berbasis VoIP juga akan membantu perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih akurat. Alasannya karena platform tersebut mampu memberikan data-data penting yang dapat dijadikan insight, seperti:
- Berbagai aspek dari data customer, yang dapat digunakan untuk membangun pengalaman pelanggan yang lebih personal.
- Performa sales dan marketing, seperti sales growth, rasio konversi, dan siklus sales.
- KPI (key performance indicator), mulai dari churn rate, retention rate, dan berbagai indikator-indikator lainnya.
- Proyeksi tren dan pasar, yang juga dapat dibantu dengan AI dan fitur analitik dalam CRM.
10. Mengoptimalkan Revenue Generation
Terakhir, perusahaan akan dapat mengoptimalkan revenue generation, yaitu segala upaya untuk mengoptimalkan pendapatan. Tim perusahaan akan dapat menentukan target pencapaian berdasarkan laporan analitik dan insight dari pelanggan.
Integrasikan dan Kelola Berbagai Sistem Telepon Lebih Mudah dengan Ofon!
Dengan penjelasan di atas, apakah Anda mulai tertarik dengan VoIP CRM integration? Jika iya, maka Ofon akan dapat membantu proses CRM phone system integration berbasis VoIP ke sistem telepon Anda.
Ofon menyediakan layanan jasa integrasi ke platform VoIP CRM berkualitas, seperti Zoho, Salesforce, dan Hubspot. Anda juga bisa kembali melakukan integrasi dengan platform UC dan sistem telepon lain.
Dengan layanan tim profesional bersertifikat Microsoft, Ofon akan membantu mencari solusi VoIP CRM integration terbaik untuk bisnis. Anda tinggal memakai sistem telepon yang sudah diintegrasikan dengan CRM.
Leave a Reply